SharpCRM - Λειτουργίες

 



Διαχείριση Μητρώων (εκπαιδευτών, καταρτιζομένων, εταιριών, συναλλασσομένων)

Μέσω του SharpCRM, δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας μητρώων των ομάδων χρηστών ενός ΚΕΚ:

  • Μητρώo συναλλασσομένων
  • Μητρώo εταιριών
  • Μητρώo καταρτιζομένων
  • Μητρώo εκπαιδευτών

Τα γενικά στοιχεία που εμπεριέχονται στα μητρώα είναι μεταξύ άλλων τα εξής: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, e-mail, τραπεζικά στοιχεία, ΑΦΜ, σύνδεση των συναλλαγών του συναλλασσομένου με το λογιστικό τμήμα του φορέα, επαφές, ενώ ακόμα, δίδεται η ευκαιρία στον χρήστη, να καταγράφει και να ανακαλεί άμεσα και ταχύτατα όλες τις επικοινωνίες που έχουν γίνει, το περιεχόμενο τους, ενδεχόμενες συμφωνίες και λοιπά. Ακόμα, εντός των μητρώων, υπάρχει εξειδικευμένη πληροφορία ανάλογα με την φύση της ομάδας. Για παράδειγμα, στο μητρώο των καταρτιζομένων, υπάρχει επιπρόσθετα η δυνατότητα προσθήκης δεδομένων που αφορούν τα επιπρόσθετα προσόντα του, την κοινωνική του κατάσταση, πρόοδο της κατάρτισης του, στοιχεία που αφορούν την προώθηση του στην απασχόληση και άλλα.

Διαχείριση μαζικών επικοινωνιών (mail και SMS)

Μέσω του SharpCRM, η επικοινωνία με όλους τους συναλλασσόμενους μπορεί να γίνει μαζικά. Ο μηχανισμός είναι απλός. Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί τα υπάρχοντα μητρώα ή/και να δημιουργήσει ομάδες στόχους (target groups) και να αποστείλει μαζικά επιστολή, sms ή mail. Αυτή η δυνατότητα παρέχεται με σαφώς μειωμένο κόστος σε σχέση με τις υπάρχουσες λύσεις. Ενδεικτικά, αναφέρουμε πως το κόστος ανά sms περιορίζεται στο 1/4*. Ακόμα, τα πλεονεκτήματα επεκτείνονται αν αναλογιστεί κανείς πως ο χρήστης μπορεί να παραλάβει αναφορά παράδοσης.

Οι μαζικές επικοινωνίες μπορούν αποτελέσουν το εργαλείο προώθησης (marketing) ή/και σε υπάρχοντες συναλλασσόμενους. Για παράδειγμα, μια ανακοίνωση για αποπληρωμή ή μια έκτακτη αλλαγή του ωρολογίου προγράμματος, μπορούν να γίνουν άμεσα με το πάτημα ενός κουμπιού, μειώνοντας έτσι το κόστος επικοινωνιών, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο αυξάνοντας παράλληλα την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων στο ΚΕΚ, διασφαλίζοντας, ενισχύοντας και επιτυγχάνοντας απρόσκοπτες επικοινωνίες.

 

*Λαμβάνοντας υπόψη τις μέσες τιμές των παρόχων κινητής τηλεφωνίας για τις προσφορές του Απριλίου 2010

Προωθητικές ενέργειες (καμπάνιες, ευκαιρίες κλπ)

Καμπάνιες

Δυνατότητα σχεδιασμού, υλοποίησης και αξιολόγησης καμπάνιας

Αυτή η ενότητα σε συνδυασμό με την ενότητα “ευκαιρίες”, αποτελούν το σημαντικότερο εργαλείο για την προώθηση (marketing) και τις πωλήσεις (sales) του ΚΕΚ. Αυτό το εργαλείο προσφέρει όλα όσα χρειάζονται για τον σχεδιασμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση μιας καμπάνιας. Ο χρήστης κατά τον σχεδιασμό, επιλέγει χρονική διάρκεια, ομάδα στόχου (target group), τύπο προσέγγισης (τηλέφωνο, email, sms και λοιπά), αναθέτει υποενότητες σε άλλους χρήστες, καταγράφει ευκαιρίες και την εξέλιξη αυτών παράλληλα με καταγραφή επικοινωνιών εξατομικευμένα για κάθε μέλος από την ομάδα στόχου. Οι καμπάνιες είναι διαλειτουργικές με τις υπόλοιπες ενότητες του ShaprCRM (ομάδες στόχοι, ευκαιρίες, μαζικές επικοινωνίες και άλλα), ενώ είναι επίσης παραμετροποιήσιμες, εμπεριέχοντας όση πληροφορία θεωρεί ο χρήστης ότι είναι χρήσιμη (από βασικές έως ιδιαίτερα αναλυτικές πληροφορίες).

 

Ευκαιρίες

Δυνατότητα καταγραφής και αξιοποίησης ευκαιριών

Οι ευκαιρίες είναι ο βασικός μηχανισμός καταγραφής και ποσοτικοποίησης όλων εκείνων των συνθηκών που συνιστούν μια ευκαιρία σε ένα ΚΕΚ. Ο χρήστης, κατά αντιστοιχία με τον μηχανισμό των ενεργειών, μπορεί να ορίσει χρονικά μια ευκαιρία, να επιλέξει εργαζομένους από τον φορέα προς επίτευξη του σκοπού και τμήματα του φορέα εμπλέκονται, να κάνει περιγραφή – όσο αναλυτικά κρίνει – της ευκαιρίας. Συμπληρωματικά, μπορεί ακόμα, να ποσοτικοποιήσει την πιθανότητα, να ορίσει την προέλευση της ευκαιρίας, να διαμερίζει, καταγράφει και παρακολουθεί τις εμπλεκόμενες με την ευκαιρία ενέργειες. Τέλος, ο χρήστης μπορεί να κάνει εκτίμηση του σταδίου που βρίσκεται η ευκαιρία καθώς και να κρίνει την εξέλιξη της τόσο ποιοτικά όσο και στον χρόνο.

Διαχείριση εργασιών (αναθέσεις, υπενθυμίσεις, ημερολόγιο κλπ)

Μια άλλη λειτουργία του SharpCRM αφορά στην διαχείριση εργασιών. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν νέες εργασίες, τις οποίες ορίζουν σαφώς χρονικά, με την βοήθεια έναρξης, διάρκειας και λήξης. Ο χρήστης μπορεί με σαφήνεια να αναπτύξει χρονοδιάγραμμα, να προσθέσει περιοδικότητα σε κάποια ενέργεια, να διαμερίσει μια ενέργεια σε υπό-ενέργειες, να σημειώσει και να παρακολουθήσει την πρόοδο μιας εργασίας. Τέλος, σε κάθε εργασία υπάρχει ακόμα, η δυνατότητα για υπενθύμιση – πλήρως παραμετροποιήσιμη σε σχέση με τις ιδιαιτερότητες του χρήστη ενώ επίσης, ο χρήστης μπορεί να αξιολογήσει τόσο την σπουδαιότητα της εργασίας όσο και το ποσοστό ολοκλήρωσης. Η ενότητα διαχείριση εργασιών προσδίδει στον φορέα την βέλτιστη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού του (εργαζόμενοι), προσφέροντας του τα εργαλεία για μέγιστη απόδοση και οργάνωση των αρμοδιοτήτων σε συνδυασμό με την καλύτερη δυνατή συνεργασία. Ο μηχανισμός αυτός συντελεί στην ελαχιστοποίηση των παραγόντων ανθρώπινου λάθους και στην μέγιστη δυνατή απόδοση.

 

Κάθε στέλεχος του φορέα έχει τη δυνατότητα προβολής όλων των εργασιών, έργων, ευκαιριών, καμπανιών που τον αφορούν σε μια συγκεντρωτική συνοπτική προβολή. Ειδικότερα γίνεται προβολή ενεργειών, έργων ή και ευκαιριών τόσο του χρήστη όσο και των υπόλοιπων χρηστών. Μια σειρά επιλογών προβολής είναι διαθέσιμα στον χρήστη, ο οποίος μεταξύ άλλων μπορεί να επιλέξει ημερήσια, εβδομαδιαία ή και μηνιαία προβολή όλων των τεκταινόμενων στο ΚΕΚ ή ακόμα, σε μορφή χρονοδιαγράμματος. Ακόμα, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να δει όλες αυτές τις πληροφορίες καθώς και τρέχουσες καμπάνιες σε μορφή λίστας, στην οποία επισημαίνονται οι όποιες εκκρεμότητες ή/και ελλείψεις, παραλείψεις. Με ένα κλικ, ο χρήστης μπορεί να εισέλθει στις καταγεγραμμένες ενέργειες, έργα, καμπάνιες ή και ευκαιρίες και να παρακολουθήσει όλα τα αντίστοιχα δεδομένα που συσχετίζονται.

Σύνθεση και διαχείριση ομάδων στόχων

Οι ομάδες στόχοι επικεντρώνονται στη δημιουργία ομάδων με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, με στόχο την αύξηση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης. Η επιλογή και η εισαγωγή δεδομένων γίνεται αυτόματα από τις υπάρχουσες εγγραφές. Οι χρήστες μπορούν να καταγράψουν τις επικοινωνίες τους, να προσθέσουν λεπτομέρειες και σχόλια ειδικά για κάθε μέλος της ομάδας στόχου, να δώσουν μεγαλύτερη έμφαση σε ένα χαρακτηριστικό, να προσθέσουν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις επαφές τους κ.λπ. Τέλος, ο χρήστης μπορεί να αξιολογήσει ποιες πληροφορίες και δεδομένα είναι πιο σημαντικά κατά τη διάρκεια τις επικοινωνίες τους και τις προβάλλουν σε μια κεντρική επιτροπή.

Παρακολούθηση των έργων του φορέα

Εντός του SharpCRM, έχει εξελιχθεί μια εξειδικευμένη εφαρμογή διαχείρισης έργων (project management). Μέσω αυτής της εφαρμογής, ο χρήστης έχει μια σειρά επιλογών που συσχετίζονται με τα έργα. Μεταξύ άλλων, ο χρήστης μπορεί να προβάλει συγκεκριμένα επιχειρησιακά έργα που πραγματεύεται ο φορέας κατάρτισης που ανήκει, μπορεί να κάνει καταμερισμό εργασιών, σύνθεση χρονοδιαγράμματος, συνεχή παρακολούθηση της προόδου σε υπάρχοντα έργα.Μπορεί ακόμα, να συνθέσει νέα έργα εξ αρχής με παρόμοιο μηχανισμό, ορίζοντας αναθέσεις υποέργων (tasks), κάνοντας διαχείριση τόσο των υποέργων αυτών όσο και το συνολικού έργου και της προόδου του, ενώ ακόμα, λαμβάνοντας υπόψη τους χρονικούς περιορισμούς, να κάνει εποπτεία του χρονοδιαγράμματος (timeline) που ο ίδιος έχει ορίσει.

Ειδικές λειτουργίες διαχείρισης του ArgusWEB

Μέσω του SharpCRM και της διαλειτουργικότητάς του με το ArgusWEB και το ArgusERP,  ο χρήστης μπορεί να διαχειρίζεται τους λογαριασμούς σύνδεσης στο portal προώθησης στο ArgusWEB. Συγκεκριμένα, παρέχονται οι δυνατότητες:

  • Δημιουργίας νέων λογαριασμών σύνδεσης, για κάθε εγγραφή σε όλα τα μητρώα (καταρτιζομένων, εκπαιδευτών, συναλλασσομένων και επαφών τους, εταιριών και επαφών τους)
  • Σύνδεση πολλαπλών ιδιοτήτων σε ένα λογαριασμό (π.χ. ένας συναλλασσόμενος μπορεί να συνδέεται με την κύρια ιδιότητά του αλλά και ως εκπαιδευτής ή εταιρία)
  • Διαχείριση του λογαριασμού (αλλαγή κωδικών σύνδεσης, ενεργοποίηση ή ξεκλείδωμα σε περίπτωση κλειδώματος, προβολή στατιστικών στοιχείων σύνδεσης)
  • Αυτόματη και εύκολη (με ένα κλικ) αποστολή στοιχείων σύνδεσης μέσω SMS ή email. (Tα στοιχεία επικοινωνίας συμπληρώνονται αυτόματα από τα στοιχεία του μητρώου)

Διαλειτουργικότητα

Το χαρακτηριστικό που καθιστά το SharpCRM αναντικατάστατο εργαλείο για την καθημερινή εύρυθμη λειτουργία του ΚΕΚ, είναι η διαλειτουργικότητα που εμπεριέχει. Όλες οι επί μέρους εφαρμογές που περιγράφηκαν παραπάνω και συνιστούν το SharpCRM, μπορούν να λειτουργούν τόσο ανεξάρτητα, όσο σε συνεργασία. Κάνοντας χρήση της διαλειτουργικότητας σε πρώτο επίπεδο εντός της σουίτας όσο και σε συνδυασμό με τις υπόλοιπες προσφερόμενες σουίτες ‘ArgusERP#’ και ‘Πυξίδα Απασχόλησης’ σε δεύτερο επίπεδο, ένα ΚΕΚ επιτυγχάνει να δημιουργήσει σημαντικό διατηρήσιμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα τόσο στις εσωτερικές του διεργασίες και μηχανισμούς όσο και σε σχέση με τον ανταγωνισμό.

 
Το λογότυπο της εταιρίας